Der perfekte Workshop – ein Rezeptvorschlag

„Da müssen wir einen Workshop einberufen.“ Klingt das irgendwie vertraut? In der Tat begegnet einem dieser Begriff in der Arbeitswelt recht häufig, insbesondere wenn man vor komplexen Aufgaben steht, bei denen viele Menschen involviert sind. So mancher Workshop entpuppt sich bei genauerem Hinsehen jedoch oft eher als eine Art von Arbeitsbesprechung, nach der die Beteiligten den Raum statt mit Antworten mit noch mehr Fragen verlassen. Grund genug, um diesem vermeintlich einfachen Thema nachzugehen und sich mit der Frage zu beschäftigen: Welche Zutaten benötigt ein professioneller Workshop?

Ein Workshop – was soll hier überhaupt zubereitet werden?

Zunächst handelt es sich um eine zielorientierte, auf Kooperation angelegte, strukturierte und moderierte Herangehensweise, um Frage- oder Problemstellungen zu lösen. Je nach Umfeld lassen sich Workshops differenzieren: In einem Change Management-Projekt beispielsweise können Workshops als Experten- oder Kreativworkshops, zur Teamentwicklung oder auch zur Konfliktbearbeitung eingesetzt werden. Dabei geht es immer darum, konkret umsetzbare Ergebnisse zu erarbeiten. Im Fall des Change Managements (siehe Blogbeitrag dazu), z.B. um die Entwicklung oder Aktualisierung von Zielen, Strategien und Maßnahmen während des Projektverlaufs.

Zutaten für einen professionellen Workshop

Auch bei Workshops schlägt die „Expertenfalle“ gnadenlos zu. Als Experte in einem Fachgebiet weiß man ja viel über ein Thema, da braucht ein Workshop wenig Vorbereitung, denkt man. Häufig werden Workshops in der Alltagshektik somit überhastet angesetzt und ohne ausreichende Vorbereitung durchgeführt. Man könnte das jetzt mit Agilität begründen und der Fähigkeit zur iterativen Arbeitsweise. Aber auch eine agile Arbeitsweise braucht eine gewisse Ordnung und Methodik.

Zur Realisierung eines Workshops empfehlen sich die folgenden grundlegenden Schritte:

1. Konzeption und Planung: Festlegung des Workshops-Ziels, Auswahl der Teilnehmer, eine Bewertung der Ausgangssituation und die Auswahl der Arbeitsmethoden sowie die Zeitplanung.
2. Vorbereitung: Organisation der Infrastruktur, ggf. Recherchen und Materialsammlung und eine Vorbereitung der Teilnehmer mittels Vorabinformationen oder die eigentliche Einladung.
3. Durchführung: Hierunter fallen die Eröffnung und der Beginn des Workshops, die Besprechung von Ablauf und Prioritäten, die Festlegung von Spielregeln, Zwischenfazits und das Abschluss-Feedback.
4. Nachbereitung: Zusammenfassung, Dokumentation und vor allem die Auswertung.

Der perfekte Workshop – so gelingt die Zubereitung

Ein besonderes Augenmerk bei der Realisierung liegt natürlich auf dem Schritt der eigentlichen Durchführung des Workshops. Der Ablauf folgt diesem Schema:

• Ankommen: Schaffen Sie eine konstruktive Atmosphäre, z.B. durch gegenseitiges „Beschnuppern“ und Kennenlernen. Eine Vorstellungsrunde und das Festlegen von Spielregeln, die die gegenseitige Wertschätzung fördern, sind Teil dieser Einleitung.
• Orientieren: Hier wird die Fragestellung erörtert, die dem Workshop zugrunde liegt, gemeinsam weiter ausdifferenziert und konkretisiert. Dafür eignen sich Techniken wie Sammeln, Strukturieren, Clustern und/oder Priorisieren relevanter Themen und Aspekte, z.B. mit Moderationskarten oder Haftnotizen. Gleichzeitig bietet sich hier für den Moderator die Möglichkeit, etwaige Unsicherheiten und Widerstände zu erkennen und darauf zu reagieren.
• Bearbeiten: In diesem zentralen Schritt geht es um die Generierung, Bewertung und Auswahl von Lösungsalternativen. Idealerweise durch Bildung eines tragfähigen Konsenses.
• Abschließen: Hier werden Aufgaben oder Arbeitspakete definiert, durch die das Projekt vorangebracht werden soll. Gegebenenfalls sind bei dem Transfer in die Praxis einzelne Schritte und Priorisierungen festzulegen.

Workshop – methodisch zum Ziel

In dieses Ablaufschema kann eine Vielzahl kreativer Arbeitsmethoden wunderbar eingearbeitet werden. Je nach Gruppengröße, Ausgangssituation, dem zeitlichen Rahmen, dem Erkenntnisbedarf hinsichtlich der Stimmung in der Gruppe und den Zielen entstehen so individuelle und maßgeschneiderte Workshops. Und ja, auch ein Workshop kann improvisiert werden. Das setzt beim Moderator aber eine gewisse Routine und ein reiches Methodenrepertoire voraus. Ich arbeite in meinen Workshops beispielsweise gerne mit Visualisierungshilfen und Methoden, welche die Interaktion der Teilnehmer untereinander fördern. Das kann etwa die Arbeit in Kleingruppen sein oder die Verwendung von Bildern, um Stimmungen oder unbewusst vorhandenen Aussagen einen anderen Zugang zu ermöglichen. Manchmal finden so auch unbequeme Wahrheiten ihren Weg an die Oberfläche.

Workshop-Checkliste für die Nachbereitung

Noch ein Wort zur Nachbereitung, da diese in der Hektik des Alltags oft schnell verloren geht. Gerade wenn Workshops Teil eines größeren Projektes sind und die nächsten Projektaufgaben schon drängen, dann fällt die Nachbereitung leider gerne unter den Tisch. Dennoch ist eine kurze Nachbereitung empfehlenswert und auch schnell gemacht.

Diese Checkliste hilft Ihnen:

• Wie gut ist es gelungen, das gewünschte Ziel zu erreichen?
• Was hat gut funktioniert, was weniger gut?
• Wie gut haben die Methoden hier funktioniert?
• Wie hilfreich waren Auswahl und Zusammensetzung der Teilnehmer?
• Wer hat gut, wer hat weniger gut mitgearbeitet und wie war die Stimmung?
• Wurden die Spielregeln eingehalten?
• Ist eine schriftliche Dokumentation erforderlich?
• Welche Schritte sind als nächstes notwendig?

Sie planen einen Workshop? Sprechen Sie mich an.

Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrem Workshop? Dann freue ich mich auf Ihre Nachricht und helfe Ihnen mit meinem Know-how und Methodenwissen gerne bei allen Schritten – von der Planung über die Durchführung bis hin zur Umsetzung der Ergebnisse in Ihre Projekte.

09123 – 1831695 oder: info@coaching-scholten.de

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