Change Management – Das Räderwerk der Veränderung

ChangeJedes Unternehmen steht irgendwann vor Veränderungen – und muss diese meistern, wenn es erfolgreich bleiben will. Das Bewusstsein hierfür ist da: Veränderungsmanagement beziehungsweise Change Management taucht schon lange bei vielen Projekten zur Neuausrichtung oder Reorganisation eines Unternehmens auf. Der aus der Organisationsentwicklung stammende Begriff bietet aber heue mehr denn je Antworten auf die zunehmende Dynamik, die Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmensalltag vorfinden.

Megatrends wie Globalisierung und Digitalisierung oder die Etablierung der VUKA-Welt (s. auch in diesem Blog: Leben und Arbeiten in der VUKA-Welt) verändern den Rahmen, in dem sich Unternehmen bewegen. Doch auch firmeninterne Veränderungen wie eine Umstrukturierung, eine Fusion oder neue Unternehmensleitung oder die Vergrößerung durch neue Geschäftsfelder stellen typische Herausforderungen dar. Professionelles Change Management kann diese Prozesse zielführend begleiten und Firmen zu einer erfolgreichen neuen Position führen.

In diesem Beitrag lesen Sie:

  • Was Veränderungsprozesse charakterisiert.
  • Welche Umstände Veränderungsbedarf auslösen.
  • Wann zielorientierte Eingriffe des Change Managements ratsam sind.
  • Wie Veränderungsprojekte gestaltet werden.

Was genau ist Change Management?

Je nach Perspektive gibt es unterschiedliche Definitionen des Begriffs – manche sind eher prozess-, manche ursachenorientiert, andere rücken die Stakeholder in den Mittelpunkt. Wichtiger als eine exakte Definition ist jedoch, dass Veränderungsprozesse neben einer inhaltlichen Ebene immer auch die Beziehungsebene berücksichtigen müssen. In meiner Beratungstätigkeit ist Change Management die Begleitung von bewusst induzierten Eingriffen in bestehende Organisationsstrukturen, um mit Anpassungen aufgrund von externen oder internen Auslösern zielgerichtet umzugehen. Dabei begleite ich Unternehmen, Projektteams und Projektleiter bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung des Veränderungsprozesses. Die Vorbereitung schließt dabei nicht selten Schulungen im Change Management, der Strategiearbeit oder dem Projektmanagement mit ein.

Veränderung – Krise oder Chance?

Fortschritt ist immer ein Verlassen. Ein Verlassen des momentanen Status. Gerade im Wirtschaftsleben gilt: Wer auf der Stelle tritt, wird von Wettbewerbern schnell überholt und im schlimmsten Fall das Relikt im Rückspiegel der Konkurrenz und Kunden. Veränderung muss aber keine Krise auslösen. Gut gemanagt ist sie eine Chance, sich aktueller und noch besser zu positionieren.

Externe und interne Impulse

Der Bedarf ist omnipräsent, da sich gerade in unserer dynamisierten Welt viele Unternehmen derzeit neu erfinden müssen und wollen. Die möglichen externen Auslöser sind allgegenwärtig und werden unter Schlagworten wie Digitalisierung, Industrie 4.0, Künstliche Intelligenz oder VUKA diskutiert. Der Wunsch nach flacheren Hierarchien, mehr Geschwindigkeit in der Umsetzung von Projekten und größere Anpassungsfähigkeit von Organisationen haben also technologische, ökologische, politische, rechtliche, wirtschaftliche oder auch gesellschaftliche Ursachen.

Aber auch interne Auslöser können den Bedarf nach Veränderung herbeiführen. Dieser kann daher als Teil eines strategischen Plans, aufgrund einer Re-Organisation oder auch aufgrund von Veränderungen des Angebotsportfolios eines Unternehmens entstehen und muss nicht zwangsläufig eine Reaktion auf veränderte Umweltfaktoren sein.

Die Vielfalt von Veränderungsprozessen

Die konkrete Herangehensweise ist dabei abhängig von der Form der Veränderung. Hier ist im ersten Schritt die folgende Unterscheidung hilfreich:

  • Tempo: Erfordert es eine radikale Veränderung oder soll die Veränderung eher evolutionärer Natur sein?
  • Fokus: Fokussiert die Veränderung die Unternehmensstrategie, die Ressourcenausstattung und/oder das Verhalten der Mitarbeiter?
  • Umfang: Ist das komplette Unternehmen betroffen, oder nur Teile bzw. Bereiche oder sogar nur einzelne Abteilungen?
  • Einbindung: Zielt die Veränderung eher auf das Handeln der Betroffenen und können diese unmittelbar offen eingebunden werden? Oder ist die Veränderung eher Teil eines Kulturwandels – und damit eher latent aufzubauen?
  • Motivation: Ist die Fähigkeit bei den Mitarbeitern zur Veränderung eher niedrig oder eher hoch ausgeprägt?

Je nach Situation kommen dann unterschiedliche Instrumente und Methoden zum Einsatz, um die Verantwortlichen im Rahmen des Veränderungsprozesses im Unternehmen zu unterstützen und zu entlasten. Es gibt viele Methoden, die einzelne Projektphasen oder komplette Veränderungsprojekte abbilden. Die Kunst des Change Managements liegt jedoch in der Auswahl der richtigen Herangehensweisen – mit Blick auf den richtigen Zeitpunkt. Dabei ist psychologisches Hintergrundwissen unverzichtbar, um die Situation zu analysieren und so die richtigen Instrumente auszuwählen.

Fünf Handlungsebenen bei Veränderungsprojekten

Generell unterscheide ich in Veränderungsprojekten fünf Handlungsebenen:

  1. Steuerungsebene: Klärung und Entwicklung des eigentlichen Projektauftrags, die grundlegende strategische Ausrichtung und das Projektmanagement inkl. der Steuerung.
  2. Kräfte- und Dynamikebene: Systematische Identifizierung von Spannungen und Risiken im Projekt.
  3. Kommunikationsebene: Beinhaltet alle Aktivitäten von einer Stakeholder-Analyse über das Kommunikationskonzept bis zum Einholen von Rückmeldungen.
  4. Stellschrauben-Ebene: Hier werden Maßnahmen und Instrumente situationsgerecht ausgewählt und angewendet.
  5. Projektteam-Ebene: Formierung und Begleitung von Projektteams auf verschiedenen Ebenen durch Team-Building und Coaching.

Worauf es in Veränderungsprojekten ankommt

Für mich als Begleiter von Veränderungsprojekten ist für das Gelingen die Grundhaltung des Projektteams entscheidend. Abwehrreaktionen werden für gewöhnlich vorschnell als lästig und hinderlich empfunden. Ich sehe diese eher als Chance, um Unklarheiten und Schwachstellen im Veränderungskonzept zu erkennen. Eine universelle Lösung gibt es, wie erwähnt, ohnehin nicht. Dennoch lassen sich einige grundlegende Handlungsempfehlungen skizzieren, mit denen auch kritisch Eingestellte gewonnen werden können.

Frühe Projektphase:

  • Ziele/Chancen/Möglichkeiten der Veränderung klar benennen und definieren
  • Die Lernbereitschaft und Lernfähigkeiten fördern
  • Mitarbeiter in den Prozess integrieren und Informationen anbieten
  • Vorbereitung auf den Umgang mit Widerständen

Vorbereitende Projektphase:

  • Eine auf die ersten Informationen aufbauende Kommunikation sicherstellen
  • Ziele gemeinsam weiter entwickeln und definieren
  • Feedback der Betroffenen einholen und berücksichtigen
  • Vorgesetzte in den Prozess integrieren

Während der Veränderung:

  • Fort-/Weiterbildung und Training anbieten bzw. ermöglichen
  • Erfolge kommunizieren und der Versuchung widerstehen, den Veränderungsprozess nach den ersten Erfolgen als erfolgreich zu erklären
  • Besonderes Augenmerk auf den Transfer legen
  • Weiter Feedback der Betroffenen einholen und berücksichtigen

Nach der Veränderung:

  • Abschließendes Feedback einholen
  • Sicherstellen, dass alle offenen Punkte abgearbeitet werden
  • Die Veränderung vorleben

Dies ist natürlich nur ein grobes Raster und soll eine Idee der Möglichkeiten vermitteln. Die eigentlichen Maßnahmen und Instrumente werden im Projekt differenzierter ausgestaltet. Idealerweise lassen sich – falls vorhanden – die Werkzeuge des Projektmanagements integrieren. Denn aufgrund der Ungewissheit über den Verlauf und den kontinuierlichen Orientierungsbedarf können die Methoden des agilen Projektmanagements gerade für Projekte im Bereich des Change Managements genutzt werden.

Das Ziel: Anpassungsfähigkeit erhöhen – für zukünftige Veränderungen

Veränderung und Anpassung sind uns gewissermaßen evolutionär in die Wiege gelegt. Der Mensch hat sich hier bewährt. Diese Adaptionsfähigkeit schreibt sich auch in der Anpassung von Organisationen, Teams und Mitarbeitern fort. Die Adaption ist eine natürliche Reaktion – und die Auseinandersetzung mit den Anforderungen unserer Umwelt insofern Teil unserer unbewussten Verhaltensmuster und der jeweiligen Unternehmenskultur.

Sie stehen vor Veränderungen und suchen professionelles Change Management?

„Das Change Management dürfen wir aber nicht vergessen“ – das ist in Projektmeetings regelmäßig zu hören. Der gute Vorsatz schwindet dann oft ebenso regelmäßig bei der Budget-Planung – oder geht in der Alltagshektik verloren. Auch bedarf nicht jede Veränderung gleich ein großes Change Management. Sollte bei Ihnen aber eine strukturierte Unterstützung erforderlich sein, so helfe ich gerne und freue mich auf Ihre Nachricht.

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ms@coaching-scholten.de

 

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