Zeitmanagement – Ein vielschichtiges Thema in einer schnellen Welt (Teil 3) …
Zeitmanagement ist ein komplexes Thema, das durch unterschiedliche Faktoren bedingt wird. Im zweiten Teil dieser Serie haben Sie diese Faktoren – Unternehmenskultur, Umfeld und Miteinander, Arbeitsabläufe und Arbeitsplatzgestaltung sowie das eigene Verhalten – kennengelernt und erfahren, dass Sie im Normalfall nicht in all diese Faktoren verändernd eingreifen können. Trotzdem gibt es viele Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um neue Effizienz in Ihren Arbeitsalltag zu bringen. Wie das funktioniert, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
Mit einfachen Verhaltensänderungen und einem geschärften Bewusstsein für Schwachstellen können Sie hier in kurzer Zeit mehr Effizienz, mehr Struktur und weniger Überforderung erreichen. Im Folgenden gebe ich Ihnen deshalb Tipps für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement, bezogen auf die Bereiche „Arbeitsabläufe und Arbeitsplatzgestaltung“, „Umfeld und Miteinander“ sowie „Das eigene Verhalten“.
Arbeitsabläufe und Arbeitsplatzgestaltung: Lernen Sie, sich selbst zu managen!
Im Bereich Arbeitsabläufe liegen häufig die größten Optimierungspotenziale! Analysieren Sie kritisch Ihre täglichen To Dos, überprüfen Sie, wie Sie Arbeitsprozesse durchführen und überlegen Sie, was Sie anders gestalten oder verbessern könnten.
Nehmen wir als simples Beispiel den Umgang mit E-Mails – das kennen Sie sicher aus eigener Erfahrung. Der Vorteil von E-Mails ist, dass sie ein asynchrones Kommunikationsmedium darstellen, deren Bearbeitung dann erfolgen kann, wenn man tatsächlich die Zeit dafür hat. Die Realität ist allerdings, dass Mailprogramme stets geöffnet sind und jede neue Mail direkt gelesen und beantwortet wird. Gönnen Sie sich „Auszeiten“ von Ihren E-Mails! Schließen Sie Ihren Mailclient und öffnen Sie ihn bewusst nur zu bestimmten Zeiten.
Folgende Hilfestellungen helfen Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe weiter zu verbessern:
- Bearbeiten Sie nach Möglichkeit immer nur eine einzige Aufgabe. Versuchen Sie, dabei hochkonzentriert zu bleiben.
- Differenzieren Sie Ihre täglichen To Do’s in Muss- (max. 3) und Kann-Aufgaben.
- Setzen Sie sich erreichbare Ziele.
- Schieben sie unangenehme Aufgaben nicht vor sich her, sondern erledigen Sie diese sofort.
- Machen Sie Pausen und planen Sie regelmäßig Zeit für Erholungen ein.
- Beschäftigen Sie sich mit Tools und Helfern, die Ihren Arbeitsalltag unterstützen können (z.B. Getting Things Done, diverse Apps wie z.B. Todoist, Notizbücher in digitaler und analoger Form, z.B. Evernote).
- Strukturieren Sie Ihren Tagesablauf: Planen Sie den nächsten Tag bereits am Vorabend. Führen Sie konsequente To-Do-Listen. Priorisieren Sie Aufgaben.
Ich beispielsweise arbeite an vielen unterschiedlichen Projekten gleichzeitig. Meine To Dos aus Projekten verwalte ich mit Todoist, einer Art Aufgabenlisten-App. Für die tägliche Abarbeitung, die Erfassung von Kleinkram und für die Motivation nutze ich papiergebundene Karteikarten. Meine Notizen liegen außerdem grundsätzlich in Evernote. Kalender und Zeitplanung führe ich analog. Die analoge Form hilft mir beim planen und nachdenken. Dieser Mix aus Formaten und Medien hat sich für mich als sehr hilfreich erwiesen.
Umfeld und Miteinander: Schaffen Sie sich Freiräume!
Haben Sie die Möglichkeit, sich ein Umfeld zu schaffen, in dem Sie ungestört arbeiten können? Können Sie Aufgaben delegieren und sich dadurch Freiräume schaffen? Ist es Ihnen möglich, für gewisse Zeiten am Tag telefonisch oder gar persönlich nicht erreichbar zu sein, um unterbrechungsfreies Arbeiten zu gewährleisten?
- Suchen Sie sich eine störungsfreie Arbeitsumgebung.
- Machen Sie Kollegen oder Familienmitgliedern klar, dass Sie jetzt fokussiert arbeiten.
Welche Rolle Ihr eigenes Verhalten bei Ihrem Zeitmanagement spielt, und wie Sie Ihr Verhalten gewinnbringend ändern können, erfahren Sie im letzten Teil dieser Serie.
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