Sie hetzen von einem Termin oder Gespräch zum anderen? Ihr Kalender gleicht einer zugebauten Landschaft? Grüne Felder im Sinne freier Zeit sind Mangelware? Wer viele Themen und Projekte gleichzeitig jongliert – unabhängig, ob im Beruf- oder Privatleben – kann schnell den Eindruck bekommen, überall zugleich sein zu müssen.
Als Konsequenz stellt sich ein Gefühl von Überforderung ein; eine leichte, aber stetig wachsende Verzweiflung aufgrund der zunehmenden ungelösten Aufgaben. Dabei nutzen Sie schon jede freie Minute, um Ihre Produktivität zu steigern. Sie führen Telefonate im Auto, klären bei der Mittagspause schnell noch Details mit Kollegen und lesen unterwegs in Wartezeiten E-Mails. Am Abend können Sie dennoch nicht zufrieden auf Ihren Tag zurückblicken, da die To-dos nicht signifikant weniger geworden sind.
Viele Themen gleichzeitig managen zu wollen ist heute zum Normalzustand geworden. So vorteilhaft Vernetzung, Kommunikationsmöglichkeiten und eine Vielfalt an Angeboten zur Freizeitgestaltung auch sind, leben wir dadurch in einer Welt, in der niemand allen Aufgaben gerecht werden kann. Ist ein Thema erledigt, folgt schon das nächste Projekt. Um das alles zu bewältigen ist die schiere Anzahl an Aufgaben zu vielfältig und unsere Zeit zu schnelllebig geworden.
Die Selbstoptimierungsfalle
In Situationen der Überforderung greift manch einer als Erstes zu Methoden des Selbstmanagements und versucht, seine verfügbare Zeit zu optimieren. Ein neues Notizbuch, eine andere To-do-Liste, eine neue App und schon ist alles wieder im grünen Bereich. Diese Methoden haben Ihre Daseinsberechtigung, eignen sich jedoch häufig nicht ausschließlich für das individuelle Zeitmanagementproblem einer spezifischen Person. Einer Methode ohne Anpassung an die eigene Situation blind zu vertrauen, mag manchmal funktionieren. Sie kann aber auch zu einer Verschlimmerung führen, wenn die Suche nach der Methodik vom eigentlichen Problem ablenkt. Besonders konzeptionell denkende Menschen sind hierfür anfällig.
Die Kernfrage lautet: Wofür will ich meine Zeit wirklich investieren?
Der wichtigste Schritt hin zum effizienten Zeitmanagement ist herauszufinden, was für einen selbst wirklich wichtig ist. Was hat gerade Priorität? Was sollte mit vollem Einsatz erledigt werden? Ich empfehle, zwischen den (persönlich) sinn- und nutzenstiftenden Aktivitäten und den Aufgaben, die lediglich äußere Erwartungen erfüllen, zu unterscheiden. Bitte verstehen Sie das nicht falsch, natürlich gibt es äußere Aufgaben, die dringlich sind und erledigt werden sollten. Indem Sie jedoch jedes To-do dahingehend hinterfragen, werden Sie sensibilisiert für die Aufgaben, die wirklich wichtig sind. Durch den Fokus auf diese Themen, und seien sie noch so klein, können Sie Freiräume für neue Energie gewinnen.
Den Fokus auf die Erledigung richten!
Außerdem ist es unverzichtbar, den Fokus auf die anstehende Aufgabe zu richten. Schaffen Sie sich eine angenehme Arbeitsatmosphäre und legen Sie los. Das bedeutet, dass Sie als erstes den Arbeitsplatz aufräumen und von allem Ballast und ablenkenden Themen befreien. Wenn Ihnen das Anfangen dann immer noch schwerfällt, stellen Sie einen Timer auf zehn Minuten und beginnen mit der Aufgabe. Wenn nach zehn Minuten das Signal ertönt, reflektieren Sie kurz, wie es um den jeweiligen Arbeitsprozess steht. Häufig ist man dann bereits mitten im Thema und macht einfach weiter.
Versuchen Sie, Aufgaben auch wirklich abzuschließen. Nehmen Sie sich Zeit, um das erfüllende Gefühl zu genießen, wenn Sie eine Aufgabe auf Ihrer To-do-Liste als erledigt markieren. Damit schaffen Sie neue Energie für weitere Aufgaben. Sofern Sie feste Strukturen bevorzugen, kann es Ihnen außerdem helfen, einen festen Zeitplan für die Bearbeitung bestimmter Aufgaben zu machen und vor allem größere Projekte in langfristige Pläne und konkrete Aufgaben zu gliedern.
Trotz aller Projekte und Aufgaben empfiehlt es sich, in der täglichen Routine zusätzlichen Freiraum zu lassen. Zum einen für Unvorhersehbares (manche Autoren empfehlen hier 60 Prozent verplante Zeit und 40 Prozent freie Zeit) und zum anderen, um ein für Ihre Herzensangelegenheiten persönliches Zeitfenster zur Verfügung zu haben. Denn wie sagt Michael Ende in Momo so schön: „Denn Zeit ist Leben. Und das Leben wohnt im Herzen.“
Sie wollen wieder die Kontrolle über Ihre Aufgabe übernehmen? Schreiben Sie mir oder rufen Sie mich an.
