„Gut, dann machen wir’s so“, mit diesem Satz beschließt Teamleiter Jörg R. lächelnd das regelmäßige Wochenmeeting mit acht Mitarbeitern, die den Raum mit hochgezogenen Augenbrauen verlassen. Aber was genau ist jetzt „so“? Wer macht denn nun was? Und mit wem? Und bis wann? Auch wenn der Satz von Jörg R. suggeriert, dass alles klar und ein Plan vorhanden sei, gehen alle mit einem Fragezeichen über dem Kopf zu ihrem Arbeitsplatz, denn im Grund wurde viel geredet, aber nichts Konkretes fixiert. – Eine Szene aus dem Berufsalltag. Sie zeigt, woran es zumeist fehlt: An Klarheit, Planung und Effizienz. Wie Sie Ihre Meetings zielführend gestalten können, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.
Die Variationen unproduktiver Meetings sind vielfältig. Tauchen wir noch in ein anderes typisches Szenario ein: Robert S., eine Führungskraft im mittleren Management, arbeitet viel im Home Office, gelegentlich auch einige Stunden am Samstag. Soweit ist auch alles in Ordnung, wenn nicht die Präsenztage im Büro wären: Denn diese sind in der Regel gekennzeichnet durch „Besprechungs-Hopping“. Da reiht sich schon mal ein Termin an den nächsten, ohne Pause und ohne viel Zeit für eine strukturierte Nachbereitung. Häufig geht das so bis in die frühen Abendstunden. Die Tage im Home Office oder die Samstage werden dann für die Nach- und Vorbereitung der Termine verwendet. Unterhält man sich mit Kollegen und Leuten, zu deren Berufsalltag Meetings gehören, oder auch, wenn man im Internet recherchiert, so gewinnt man leicht den Eindruck, dass Besprechungen eigentlich alles andere als gern gesehen sind – und als wenig effizient empfunden werden.
Besprechung, Meeting oder Jour-fixe?
In der Theorie sind Besprechungen eigentlich eine gute Sache: Eine Besprechung ist zunächst einmal ein strukturiertes Gespräch in der Gruppe, auch als Sitzung, Meeting oder Jour-fixe bezeichnet. Stets sind dabei mehrere miteinander interagierende Personen beteiligt. Eine Besprechung verfolgt stets einen bestimmten Zweck und die Teilnehmer leisten im Rahmen ihrer Rollen einen entsprechenden Beitrag. Am Ende sollten die Beteiligen durch den Austausch Antworten auf ihre Fragen erhalten haben bzw. durch gemeinsam entwickelte Aufgaben und Vorgehensweisen wissen, was für ihre anstehenden Arbeiten zu tun ist.
Gleichförmigkeit und Desinteresse: die Killer von Effizienz und Kreativität
Die Praxis sieht leider zumeist anders aus. Oft erlebe ich, dass Besprechungen stets nach dem gleichen Muster ablaufen: Mit der Zeit schleichen sich Nachlässigkeiten in jede noch so gut gemeinte Besprechungsstruktur ein. Unpünktlichkeit, fehlende Ziele, mangelnde Vorbereitung oder das Fehlen wichtiger Informationen gefährden den Erfolg. Häufig werden zu viele Themen angerissen oder die Besprechungen binden über den Zeitverlauf immer mehr Teilnehmer ein. Mein persönlicher Favorit ist auch immer die Spezies Besprechungsteilnehmer, die meinen, ihre Aufmerksamkeit teilen und in Besprechungen noch weitere Themen bearbeiten zu können. Neben der fehlenden Wertschätzung für die übrigen Teilnehmer leidet die Qualität des kompletten Meetings darunter: Wichtige Zusammenhänge werden verpasst und zeitaufwändige Wiederholungen sind die Folge. In diesen Fällen ist es höchste Zeit, die bestehende Besprechungsstruktur zu hinterfragen.
Mails oder Meeting?
Wann braucht man überhaupt eine Besprechung? Wann ist sie sinnvoll und anderen Formaten der Kommunikation vorzuziehen? Im Unterschied zur Informationsweitergabe per E-Mail eignet sich eine Besprechung immer dann, wenn Informationen nicht bloß weitergegeben werden sollen, sondern diskutiert werden müssen. Oder neue Ideen und kreative Gedanken (siehe auch Blog-Beitrag zum Thema Kreativität) gefragt sind. Auch wenn Entscheidungen gefragt sind, sind Besprechungen gut geeignet. Vor allem, wenn das Team oder die Mitarbeiter in die Entscheidung einbezogen werden sollen. Schließlich sind Meetings, die emotionale Aspekte im Team aufgreifen oder den Fokus auf die Zusammenarbeit legen, ein klarer Anlass für eine Besprechung.
Am Anfang das Ende im Sinn haben
Der entscheidende Faktor bleibt die Vorbereitung. Menschen haben stets eigene Ziele, Vorstellungen und Interpretationen. Daher empfiehlt es sich, etwas Zeit auf die Klärung der Ziele einer Besprechung zu verwenden und ggf. im Vorfeld die Erwartungen der Teilnehmer zu sondieren. Auf dieser Grundlage findet sich dann leicht ein treffender Titel für die Besprechung und die Tagesordnungspunkte können definiert werden. Die Tagesordnungspunkte sind dabei lediglich Teilziele bzw. Zwischenschritte auf dem Weg zum Ziel.
Weitere Tipps für mehr Effizienz:
- Zeit: Die Anzahl der Tagesordnungspunkte begrenzen und ausreichend Zeit einplanen.
- Ziele: Frust vermeiden und auf Dringlichkeit hinweisen, Ziele und Entscheidungsbedarf im Vorfeld kommunizieren.
- Info: Informationen rechtzeitig vorab mitteilen und das Meeting für die Diskussion nutzen.
- Plan: Ergebnisse angemessen dokumentieren, d.h. mindestens einen Aktionsplan erstellen.
- Klima: Auf ein lösungsorientiertes Gesprächsklima achten.
„Drehbuch“ schafft Struktur für den Ablauf
Bei längeren Besprechungen eignet sich ein Ablaufplan, welcher im Vorfeld erstellt wird. Dieser ist quasi das „Drehbuch“ für den Moderator und nimmt den Ablauf gedanklich vorweg. Sie verschaffen sich damit einen Überblick über die Teilschritte und den Verlauf der Besprechung. Zu vermittelnde Informationen und wichtige Zeitpunkte, zu welchen Lösungen zu entwickeln oder Entscheidungen zu treffen sind, werden leichter erkannt. Gleichzeitig haben Sie ein Raster, um die passendste Methode für den jeweiligen Teilschritt auszuwählen.
Soforthilfe für Leiter oder Moderatoren von Besprechungen
Sollte ein Meeting dennoch mal nicht den gewünschten Verlauf nehmen, dann eignen sich folgende Mittel:
- Gemeinsam Mehrwert generieren: Die Frage stellen, was diese Besprechung für das Team oder das Unternehmen bringt.
- Moderationstechniken verwenden: Fragen, Dokumentieren, Klären (Blog-Beitrag „Der perfekte Workshop“).
- Störungen vorrangig behandeln: Ärger und Vorbehalte sollten direkt angesprochen werden.
- Regeln vereinbaren: für das Miteinander und die Gesprächsführung.
- Die Allzweckwaffe „Themenspeicher“ verwenden: Geeignet, wenn ein Dialog unter Experten ausbricht, Monologe entstehen oder häufig Wiederholungen vorhanden sind. Die Themen sammeln und bei Bedarf auf die Liste verweisen, um Abschweifungen einzudämmen.
- Auch mal mutig sein: Bei Lustlosigkeit oder wenig Kompromissbereitschaft auch mal eine Besprechung vorzeitig beenden.
- Kommunikation über die Kommunikation führen: Passivität oder vorhandene Nebengespräche ansprechen bzw. ins Geschehen einbeziehen.
- Das Format wechseln: Meetings auch mal am Stehtisch durchführen oder auf eine bewusst kurze Zeitspanne ansetzen.
Die Moderation einer Besprechung ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Es gilt, konzentriert zu bleiben und die Balance zwischen Führung und Bestimmtheit auf der einen Seite und einem freundlichen sowie respektvollen Umgang auf der anderen Seite zu wahren. Letztlich entscheidet der Umgang miteinander über die Qualität einer Besprechung. Mit einer Meetingkultur, die bei den Teilnehmern positive Gefühle hinterlässt, leisten Sie langfristig einen Beitrag für ein gesteigertes Wohlbefinden.
Sie möchten Ihre Besprechungskultur reflektieren und optimieren?
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Marc Scholten, Business und Management Coach
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